Fryske Akademy zoekt een Coördinator Bedrijfsvoering

‘Je waarborgt de financiële stabiliteit en denkt strategisch mee over de toekomst’

In het historische hart van Leeuwarden is de Fryske Akademy gevestigd. Een wetenschappelijk instituut dat zich richt op onderzoek naar de Friese taal, cultuur, geschiedenis en samenleving. Binnen de organisatie is momenteel ruimte voor een Coördinator Bedrijfsvoering. Directeur-bestuurder Nelleke IJssennagger-van der Pluijm gaat dieper in op deze rol met impact.

De Fryske Akademy doet, deelt en faciliteert wetenschappelijk onderzoek naar de Friese casus in internationaal en multidisciplinair perspectief. De focus ligt op de Friese taal, de meertalige samenleving, minderheidstalen en -culturen, de regionale geschiedenis in internationaal perspectief en de ontwikkeling van digitale infrastructuren. Om toekomstbestendig te blijven zoekt de Fryske Akademy een coördinator bedrijfsvoering die het financiële en organisatorische fundament verder versterkt. Als directeur-bestuurder heeft Nelleke IJssennagger-van der Pluijm de dagelijkse leiding over het instituut. Wat haar functie speciaal maakt is de academische inslag. “Naast directeur en bestuurder heb ik ook een onderzoekstaak, wat best een bijzondere combinatie is”, zegt Nelleke. Ze is inmiddels vier jaar met veel plezier in dienst bij de Fryske Akademy.

Schakelen tussen strategie en operatie

Als coördinator bedrijfsvoering ben je verantwoordelijk voor een efficiënte planning- en controlcyclus. Je stelt de meerjarenbegroting en rapportages op, overlegt met externe partners, schakelt intern met inhoudelijke collega’s en optimaliseert bedrijfsprocessen. Daarnaast stuur je functioneel de ondersteunende collega’s Financiën, HR, Secretariaat, Informatiebeheer en Facilitair aan. Nelleke over de zwaartepunten van de functie: “De kern is de financiële kant. Vanuit een goed functionerende P&C-cyclus kun je vervolgens meedenken en strategisch adviseren over de gehele bedrijfsvoering. En die staat in dienst van onze kerntaak: wetenschap met impact.” Je schakelt steeds tussen verschillende perspectieven en disciplines, van wat een individuele wetenschapper kan helpen tot het opstellen van de meerjarenbegroting of een Europese rapportage . Dit vraagt om visie, zegt Nelleke. “Het grotere plaatje bewaken is cruciaal, ook omdat het werkgebied breed is. Een langetermijnvisie is van belang. Waar staan we, wat komt er op ons af en hoe spelen we daarop in? Dat vertaal je naar concrete acties en keuzes. Wat dat betreft zorg je voor de financiële waarborging van de organisatie.”

“Je schakelt steeds tussen verschillende perspectieven en disciplines.”

Functionele aansturing

Zoals eerder genoemd stuurt de coördinator bedrijfsvoering functioneel een zestal collega’s aan. “Dit zijn allemaal zelfstandige collega’s die vaak als individu verantwoordelijk zijn voor een bepaald onderdeel, zoals HR, Financiën of Informatiebeheer. Als aanspreekpunt op de werkvloer geef je richting aan de werkzaamheden wanneer nodig en stel je samen met collega’s prioriteiten vast, bijvoorbeeld bij piekbelasting, wat kunnen we zelf oppakken of kunnen we uitbesteden. En ondanks dat er veel autonomie heerst, is samenwerking en het leggen van horizontale verbanden essentieel”, aldus Nelleke.

Strategische rol binnen het MT

Samen met Nelleke als directeur-bestuurder en de coördinator onderzoeksfinanciering & strategische samenwerking vorm je het driekoppige MT. Nelleke is hierin voorzitter en degene die besluiten neemt. Ze gaat dieper in op enkele organisatorische vraagstukken waar de coördinator bedrijfsvoering mee aan de slag gaat. “Op termijn willen we een nieuw financieel pakket implementeren. De nieuwe collega kan dit gaan verkennen. We hebben met verschillende geldstromen, subsidies en projectfinancieringen te maken. Het pakket moet daarop aansluiten. Daarnaast help je de organisatie haar zichtbaarheid en maatschappelijke impact te vergroten, met transparante financiële rapportages als speerpunt waarbij we intern en extern mensen meenemen in waar we staan en welke keuzes we maken” Ook heb je een rol in lopende ontwikkelingen zoals de optimalisatie van de planning- en controlcyclus, gesprekken met Provincie Fryslân over subsidies en de ontwikkeling van een HR-strategie, onder meer om de juiste collega’s aan te trekken.

“Zit je ergens mee of heb je iemand nodig? Loop langs en we helpen elkaar.”

De Fryske Akademy als werkgever

De Fryske Akademy bestaat inmiddels 86 jaar. In een prachtig pand vol historie en een fraaie binnentuin werken in het centrum van Leeuwarden 35 vaste medewerkers – aangevuld met promovendi, externe inhuur en specialisten – direct en indirect aan wetenschappelijk onderzoek naar de Friese taal, cultuur, samenleving en geschiedenis. De kernwaarden binnen de Fryske Akademy zijn proactief, betrouwbaar, flexibel, open en impactvol. Deze waarden komen op natuurlijke wijze tot uitdrukking in de wetenschappelijke producten en in de werkcultuur. “De werksfeer is open en informeel”, gaat Nelleke verder, “met korte lijnen en een cultuur waarin zelfstandigheid en kunnen meebewegen vooropstaan. We hebben de omslag gemaakt van een hiërarchische naar een plattere, horizontale werkcultuur. Dit werkt prettig. Zit je ergens mee of heb je iemand nodig? Loop langs en we helpen elkaar. We zijn heel collegiaal en betrokken, met gedreven mensen die het werk vanuit hun eigen passie en interesse doen. En er wordt goed voor de inwendige mens gezorgd, want we krijgen regelmatig iets lekkers bij de koffie.”

Sparringpartner

De Fryske Akademy wil haar bedrijfsvoering verder professionaliseren en zoekt iemand die hier proactief in meedenkt. Hoe kunnen processen efficiënter worden ingericht ? Hoe borgen we financiële stabiliteit? En hoe versterken we onze positie binnen het (inter)nationale wetenschappelijke landschap? Dit vraagt om een verbindende collega die op operationeel vlak de handen uit de mouwen steekt, maar ook op strategisch gebied doelstellingen creëert en op dat niveau zowel in- als extern sparringpartner is. “Nauw contact met onze externe relaties en financiers is essentieel. Het helpt ons als je meedenkt en met ideeën komt, maar óók dat je zaken uitlegbaar maakt en anderen weet te enthousiasmeren. Wat dat betreft kun je alles op tafel leggen en bespreekbaar maken.”

“Het beste van twee werelden komen samen, waar je een mooie bijdrage aan levert.”

Beste van twee werelden

Spreek en/of schrijf je geen Fries? Geen probleem. Volgens Nelleke is het vooral belangrijk dat je openstaat om de taal te leren en begrijpen. “Fries is onze voertaal, maar we hebben met de Friese, Nederlandse en Engelse taal een drietalenbeleid. Zo kan iedereen meekomen. Ik ben ook geen Friezin, maar inmiddels ken ik de taal goed. Hierin is de ondersteuning vanuit de organisatie overigens optimaal.” Op de slotvraag waarom solliciteren slim is, wordt Nelleke enthousiast. “Het is een bijzondere organisatie. We zijn diepgeworteld in Friesland en in het Friese, maar maken op wetenschappelijk gebied ook internationaal impact. Het beste van twee werelden komt samen, waar je als coördinator bedrijfsvoering een mooie bijdrage aan levert.”

Wil jij bouwen aan een sterke en toekomstbestendige organisatie? Als Coördinator Bedrijfsvoering krijg je in een dynamische, academische omgeving volop ruimte om verbeteringen door te voeren en impact te maken. Wil jij dé schakel tussen strategie en operatie zijn binnen een ambitieus onderzoeksinstituut? 

Solliciteer dan bij de Fryske Akademy! Lees hier de Fryske fakatuere of hier de Nederlandse vacature.

Sollicitatieprocedure

De werving en selectie voor deze vacature wordt exclusief verzorgd door Finanxe Leeuwarden. Wij vragen geïnteresseerde kandidaten dan ook om rechtstreeks via Finanxe te solliciteren. Voor meer informatie over de functie of de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Bouwina Hoekstra, Business Consultant bij Finanxe, via e-mail of telefonisch op 0653865521.